Od naročila do fakture

Hiter vnos naročila

Uporabnik lahko hitro ustvari naročilo z osnovnimi podatki ali pa ga podrobno specificira z dodatnimi opravili, pogoji, doplačili in opombami.

Naročilo je lahko preprosto ali pa zelo specificirano

Podprte so vse glavne vrste tovorov: paletni, tekočinski, razsuti, kontejnerski ter prevoz vozil, zato je sistem primeren za različne transportne specializacije.

Kopiranje naročil (celotna zgodovina poslovanja)

Za ponavljajoče se posle je omogočeno kopiranje obstoječih naročil iz zgodovine, kar dodatno pospeši delo in zagotavlja konsistentnost podatkov.

Vnos lokacij preko Googla

Vnos lokacij poteka preko integracije z Google iskalnikom naslovov, kar omogoča hitro in podrobno določanje nakladalnih in razkladalnih mest. Vsaka lokacija poleg naslova vsebuje tudi geo X in Y koordinate, kar omogoča natančno kartografsko umestitev, analitiko in povezovanje z drugimi logističnimi procesi v planiranju. S tem se zmanjša možnost napak in izboljša kakovost podatkov že v začetni fazi procesa.

Popolna zgodovina sprememb

Sistem preverja tudi pravilnost davčnih številk preko portala VIES, kar zmanjšuje tveganje napak pri obračunu DDV in zagotavlja večjo pravno varnost pri mednarodnem poslovanju.
Vsako naročilo ima popolno zgodovino sprememb. Atom beleži vse popravke, dopolnitve in spremembe cen skupaj z uporabnikom in časom spremembe. Transparentnost zagotavlja sledljivost in olajša interno kontrolo ter odpravljanje napak v procesu.

Priponke/dokumentni sistem (nalog od naročnika, CMR, dobavnica, račun)

Vgrajen dokumentni sistem omogoča, da k naročilu pripnete vse ključne dokumente – nalog naročnika, CMR, dobavnico, fotografije tovora, dodatne priloge in na koncu tudi račun. Vsak posel ima svojo digitalno mapo, kjer so vsi dokumenti varno shranjeni in takoj dostopni, brez iskanja po fizičem arhivu.

Branje naročil s pomočjo AI PDF branlnika

Za dodatno učinkovitost je na voljo AI PDF bralnik, ki prebere naročilo iz PDF dokumenta ter prepozna ključne podatke za pripravo novega naročila v Atomu. Zavedamo se, da je ročen vnos naročila “tečno opravilo”, hkrati pa brez vnosa na samem začetku proces ne more obstajati. AI bralnik je na tem mestu v podporo uporabnikom.

Fakture in temeljnice

Fakturo je možno izdelati direktno iz podatkov naročila z enim klikom. Pri posameznih prevozih je izdelava računa v celoti avtomatizirana – sistem samodejno izbere storitev, naročnika, rok plačila, davčno stopnjo ter morebitne oprostitve. Cilj je, da se faktura izda takoj po opravljeni storitvi.
Tudi pri kompleksnih ali zbirnih fakturah je postopek enostaven in smiseln. Združevanje več prevozov, dodatnih stroškov ali prilagojeni obračunski modeli so podprti brez dodatnega administrativnega zapletanja. Ko je faktura pripravljena, se skupaj s prilogami pošlje neposredno iz Atoma, pri čemer sistem beleži točen čas pošiljanja in zagotavlja popolno sledljivost komunikacije.
Tedensko ali mesečno se temeljnice prenesejo v računovodski program, kar pomeni, da ni dodatnega pretipkavanja, računovodstvo pa ima podatke takoj na voljo za pravočasno izvajanje opravil.
Atom tako povezuje operativni in finančni del poslovanja v učinkovit, pregleden in nadzorovan proces.